Тайм-менеджмент как инструмент управления временем

Тайм-менеджмент: как все успеть

Время, как известно, один из самых  ограниченных ресурсов в мире. В связи с быстрыми темпами цифровизации общества, темп жизни неминуемо ускоряется. Возникает необходимость в правильном распределении и управлении временем. Тайм-менеджмент это и есть управление временем. 

Он является совокупностью инструментов планирования и организации работы, которые позволяют повысить эффективность использования рабочего времени и управлять объёмом задач, расставляя приоритеты и разделяя крупные задачи на подзадачи, а также делегированием обязанностей.

С английского языка тайм-менеджмент переводится как «управление временем», что является эффективным планированием рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов и расстановка приоритетов, а также контроль выполнения запланированных задач.           

Для организации своего времени применяют различные методы тайм-менеджмента. 

1. Принцип Парето или принцип 80:20, формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 %. Из множества значимых или незначимых факторов лишь единицы результативны. Каждая задача имеет свои особенности, отличающие ее от той, какой она кажется на первый взгляд. 

Ввиду их наличия ожидания и итоговый результат существенно отличаются. Этот метод помогает работнику оценить какая работа приносит наибольшую отдачу, для того чтобы прикладывать к ее выполнению больше ресурсов.

2. Метод ускоренного анализа по принципу Эйзенхауэра. Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — «важно» и «срочно», так получается четыре класса приоритетов:

• дела А (важные и срочные). Задача такого типа необходимо выполнять быстро, тогда они принесут значимый эффект;
• дела Б (важные, но еще не срочные). Такие задачи имеют самую большую отдачу, при несвоевременном выполнении, они переходят в группу А;
• дела В (срочные, но не важные). Сюда входят дела, не приносящие больших результатов, что может негативно отражаться на эффективности рабочего процесса.
• дела Г (неважные и несрочные). Эти задачи не приносят позитивных результатов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. Тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать, что, когда и как нужно делать для достижения своих целей.

3. Пирамида Франклина, или управление временем по методу Франклина, — это целостная система постановки и реализации целей. Ее главной особенностью является направленность на результат и планомерное движение от общего к частному. Весь жизненный распорядок, таким образом, подчинен достижению главных жизненных целей.

4. Деление задач на подзадачи. Суть метода состоит в делении задач на подзадачи, создавая путь реализации любой глобальной задачи.

5. Метод «Альпы» — это техника планирования, в которой упор делается на контроль потраченного времени. 

Данный метод состоит из 5 этапов:

• составить перечень дел на день, включает в себя регулярные и входящие задачи.
• оценка времени выполнения каждой задачи из списка.
• резерв времени, по принципу 60:40, то есть план должен занимать нем более 60 % рабочего времени, оставшиеся 40 % резервируются для срочных и незапланированных дел.
• сокращение времени, отведенного на задачи путями расстановки приоритетов или делегировании задач.
• подведение итогов выполнения поставленных задач.

У метода «Альпы» есть несколько преимуществ перед работой с обычным списком дел. Он помогает концентрироваться на главном и максимально эффективно распоряжаться имеющимся временем. А также снижает уровень стресса, повышают мотивацию и самодисциплину, а в конце дня создают ощущение успеха.

 6. Методика «Помидоры» — это техника управления временем. Это метод предполагает увеличение эффективности работы при меньших временных затратах за счёт глубокой концентрации и коротких перерывов. Отрезки времени — «помидоры» длятся по полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха. 

Базовые принципы метода:

• определение задач, расставить приоритеты, здесь очень эффективно обратиться к пирамиде франклина и принципу эйзенхауэра.
• установить таймер на 25 минут.
• работайте, не отвлекаясь, до сигнала таймера
• сделайте короткий перерыв (5 минут).
• после каждого 4-го «помидора» делайте длинный перерыв (15–30 минут).

В результате такого подхода к делаем повышается производительность работы.

7. Getting Things Done — это методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до результата. Если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью. 

Принципы GTD:

• ничего не держать в голове — это принцип, на котором строится вся методология, все нужно фиксировать, даже мелкие задачи.
• проще значит лучше. фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным способом.
• думать о решении, то есть подходить к делам с готовым решением реализации.
• одна задача в один момент времени, то есть нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас.
• составить список действий. Необходимо воспринимать каждую задачу, как список конкретных действий.

8. Методика «Швейцарский сыр» — методика планирования, позволяющая приступать к выполнению задачи постепенно. Существуют правила работы с задачей по этому методу:

Выполнив часть задачи, не возвращайтесь к этой «дырке», а делайте новую. Чем больше «дырок в сыре», тем ближе завершение задачи. Разделите периоды выполнения задачи на несколько коротких периодов — по 10, 15 и 20 минут. Хаос должен преобладать. Не должно быть логической последовательности при выполнении. Таким образом выполнение задач напоминает швейцарский сыр, пронизанный дырками в разных его частях и в различных количествах.

9. Метод «100 блоков». Большинство людей спят по семь-восемь часов, а остальное время —16–17 часов или примерно 1000 минут — бодрствуют. Если поделить эти 1000 минут на 100 10-минутных блоков, то от пробуждения и до отхода ко сну, весь ваш день будет помещен в эти небольшие десятиминутные квадратики. При заполнении этих блоки (каждый из которых длится 10 минут) тем, на что бы хотелось потратить свой день, можно увидеть какие дела занимают наибольшее количество времени. 

Если построить такие схемы на каждый день недели, то можно выявить недостатки организации времени и выяснить факторы, которые мешают навести порядок в распорядке дня. Позитивное влияние при применение вышеперечисленных методик на организацию рабочего процесса будет безусловным. 

Но, все -таки существуют факторы, которые мешают внедрению их в рабочий процесс, такие как:

• отсутствие обозначенных сроков выполнения задачи; 
• несоответствие целей; 
• рутинная работа, не вызывающая энтузиазма, 
• перенос сроков выполнения задачи, что всегда приводит к перегрузке текущих дел, 
• отсутствие режима,
• ненужные задачи, которые «крадут» время